سند حسابداری چیست و انواع سند حسابداری

نگه‌داری از اطلاعات و اسناد مالی در تمام مجموعه‌ها اهمیت بالایی دارد و یکی از اساسی ترین راه‌ها برای نگه‌داری از اطلاعات و اسناد مالی شرکت‌های مختلف سند حسابداری است. بنابراین هر حسابداری باید کاملاً با تعریف سند حسابداری و نحوه تهیه و تنظیم آن آشنا باشد ما در این مقاله سعی می‌کنیم شما را کاملاً با این موضوعات و همچنین اهمیت سند حسابداری، کاربرد و انواع سندهای حسابداری  و نحوه ثبت آن در حسابداری آشنا کنیم.

سند حسابداری چیست؟

سند حسابداری یکی از اصلی‌ترین ابزارهای حسابداران برای ثبت تراکنش‌های مالی مجموعه است که مورداستفاده قرار می‌گیرد. این سند شامل اطلاعات یک تراکنش مالی مثل خریدوفروش کالا، کسب درآمد از ارائه خدمات، پرداخت حقوق کارکنان و…است که ثبت می‌شود.برای ثبت سند حسابداری اطلاعات رویدادهای مالی را از روی سندهای دیگر مثل فاکتورها، رسیدها یا قبوض وارد می‌کنیم و بعد از تأیید مسئول مربوطه این اطلاعات وارد دفتر روزنامه می‌شود سند حسابداری به‌جای ثبت تراکنش های مالی به‌صورت یادداشت‌های دستی این تراکنش‌ها را به‌صورت طبقه‌بندی شده و منظم تهیه می‌کند و باعث راحت‌تر شدن ارزیابی و تحلیل صورت‌های مالی در پایان سال مالی شرکت می‌شود همچنین سندهای حسابداری به‌عنوان مهم‌ترین ابزار در تعیین وضعیت مالی شرکت مورداستفاده قرار می‌گیرند. به صورت کلی سند حسابداری یک از اجزای جدانشدنی حسابداری است.

اجزای تشکیل‌دهنده سند حسابداری

• عنوان سند

هر سند حسابداری باید عنوان مناسبی داشته باشد تا نشان‌دهنده ماهیت آن تراکنش باشد مثل فاکتور خرید و قبوض

• تاریخ سند

تاریخ در سند حسابداری بسیار مهم است و هر رویداد مالی تاریخ مشخصی دارد بنابراین سند حسابداری هم باید تاریخ داشته باشد. چون اسناد باید به‌ترتیب تاریخ ثبت شود و امکان ثبت سند بدون تاریخ وجود ندارد.

• شماره سند

هر سندی باید یک شماره مخصوص به خود داشته باشد که آن سند را از دیگراسناد متمایز کند. همچنین با استفاده از شماره سند، ترتیب چینش سندها مشخص می‌شود.

•  پیوست سند

تمام مدارکی که دلالت بر وقوع آن رویداد مالی دارند مثل قبض، رسید، حواله و… وارد بخش پیوست سند خواهند شد.

•  حساب‌ها

هر سند حسابداری دو حساب دارد که یکی از آن‌ها بدهکار و دیگری بستانکار است.

•  امضاء

در آخر سند حسابداری باید به امضاء شخص یا افرادی که مربوط به تراکنش های مالی می‌شوند برسد.

 آرتیکل سند حسابداری چیست؟

به کدهایی که در سند حسابداری بدهکار و بستانکار قرار می‌گیرند آرتیکل حسابداری گفته می‌شود جمع آرتیکل های بدهکار باید با جمع آرتیکل های بستانکار برابر باشد و در اصطلاح به این کار تراز می‌گویند.

هر آرتیکل از چند جزء تشکیل شده که عبارت‌اند از:

•  کد حساب

کد حساب با توجه به کدینگ حسابداری شامل کد معین حساب و یک یا چند کد تفصیلی می‌باشد.

•  مبلغ

در هر سند حسابداری یک ستون بدهکار و یک ستون بستانکار وجود دارد که برای هر آرتیکل فقط می‌توان یکی از ستون‌ها را ثبت کرد.

•  شرح آرتیکل

توضیحاتی است که بدهکار یا بستانکار بودن کد حساب را شرح می‌دهد.

پیشنهاد مطالعه: سفته چیست؟

 کاربرد سند حسابداری چیست؟

 سند حسابداری کاربردهای زیادی دارد که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

•  ارزیابی عملکرد مالی مجموعه

با توجه به اسناد ثبت‌شده و اطلاعات آن عملکرد مالی مجموعه ارزیابی می‌شود و تصمیمات مدیریت بر اساس این اطلاعات گرفته می‌شود.

•  تهیه گزارش‌های مالی

یکی از اصلی‌ترین ابزارها در تهیه گزارش‌های مالی مجموعه اسناد حسابداری هستند. برای مثال براساس فاکتورهای خرید می‌توان گزارش هزینه‌های انجام‌شده را تهیه کرد.

•  ردیابی تراکنش‌های مالی

با استفاده از اسناد حسابداری می‌توان تراکنش‌های مالی انجام‌شده مثل پرداخت دریافت خرید و… را ردیابی و بررسی کرد.

به‌طورکلی می‌توان گفت اسناد حسابداری بسیار مهم هستند و تقریباً در همه‌جای حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرند.

رویداد مالی چیست؟

رویدادهای مالی به تراکنش‌هایی گفته می‌شود که حداقل بر یکی از اجزای اصلی معادله حسابداری تأثیر داشته باشند.

معادله اصلی حسابداری:

  بدهی+سرمایه=دارایی

با توجه به تعریف رویداد مالی اگر تراکنشی بر روی اجزای معادله حسابداری تأثیر نگذارد ثبت نمی‌شود.

 انواع سند حسابداری

سند حسابداری انواع مختلفی دارد و با توجه به تعریف اصول حسابداری سندهای متفاوتی ثبت می‌شوند که در ادامه به بررسی و توضیح هر یک از انواع سندهای حسابداری می‌پردازیم.

 انواع سند حسابداری با توجه به تعداد آرتیکل

• سند حسابداری ساده

هر سندی که کمترین تعداد آرتیکل یعنی دو عدد را داشته باشد سند حسابداری ساده می‌گویند.

• سند حسابداری مرکب

با توجه به توضیح سند حسابداری ساده می‌توان گفت هر سندی که بیش‌ از دو آرتیکل دارد سند حسابداری مرکب می‌گویند. در این نوع سند می‌توان برای یک ردیف بستانکار چند ردیف بدهکار ثبت کرد یا برعکس. این سندها کمی پیچیده‌تر از سندهای ساده می‌باشند و دارای تعداد زیادی ستون هستند.

 انواع سند حسابداری با توجه به نوع رویداد

•  سند افتتاحیه

سندهایی هستند که برای شروع دوره مالی جدید و انتقال مانده حساب به‌دور قد ثبت می‌شوند سند افتتاحیه نام دارد در ابتدای دوره مالی امکان ویرایش سند افتتاحیه وجود دارد ولی از دوره مالی دوم دیگر امکان ویرایش سند افتتاحیه دوره قبل وجود ندارد.

•  سند عمومی

این سندها توسط کاربر ثبت می‌شوند و همچنین او می‌تواند ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن سند را تعیین و شناسایی کند. یا به عبارت دیگر به سندهایی که توسط کاربر ذخیره می‌شوند سند عمومی می‌گویند.

•  سند سیستمی

به سندهایی که به‌صورت اتوماتیک توسط سیستم حسابداری ثبت می‌شود سند سیستمی می‌گویند و امکان هیچ‌گونه ویرایشی در این سند وجود ندارد.

•  سند اختتامیه

همان‌طوری‌که از اسم این سند پیداست درآخر دوره مالی این سند ثبت می‌شود و امکان هیچ‌گونه ویرایش در این سند وجود ندارد این سند با هدف بستن حساب‌های دائم یا حساب‌های ترازنامه ثبت می‌شود.

•  سند بستن حساب‌ها

این سند به‌صورت اتوماتیک و به‌منظور بستن حساب‌های موقت سود و زیان استفاده می‌شود و نمی‌توان آن‌ها را تغییر داد.

پیشنهاد مطالعه: کاربرد اکسل در حسابداری

 هدف از ثبت سند حسابداری چیست؟

می‌توان گفت هدف اصلی ثبت سند حسابداری جلوگیری از فراموشی عملیات مالی مجموعه و فراهم کردن امکان تهیه و ارزیابی گزارش‌های حسابداری است در تمام مجموعه‌ها برای جلوگیری از دست‌کاری، گم شدن و از بین رفتن اسناد مالی با ثبت آن‌ها در اسناد حسابداری از آن‌ها نگه‌داری می‌کنند. همچنین سندهای حسابداری مبنای اصلی سازمان امور مالیاتی برای محاسبه مالیات بر ارزش افزوده، بررسی صورت‌های مالی و… است.و اگر ابهام یا نقصی در اسناد وجود داشته باشد جریمه‌های سنگینی در پی دارد.

 کلام آخر

ما در این مقاله سعی کردیم شما را به‌طور کامل با تعریف سند حسابداری، اهداف و کاربرد آن آشنا کنیم. به‌طور خلاصه سند حسابداری یکی از اجزای مهم حسابداری است که به منظور ثبت تراکنش‌های مالی شرکت، و ایجاد اطلاعات دقیق و کامل در مورد وضعیت مالی شرکت مورد استفاده قرار می گیرد و این اطلاعات به‌عنوان ابزار اصلی در ارزیابی عملکرد مجموعه مورداستفاده قرار می‌گیرد.