می‌توان گفت دفاتر قانونی مهم‌ترین ابزار کار حسابدارها هستند و از اولین مواردی هستند که هر حسابداری با آن آشنا می‌شود و تحریر دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین تکالیف قانونی شرکت‌ها و واحدهای تجاری مختلف است به صورتی که سازمان امور مالیاتی آن را پذیرش کند. بدلیل این‌که تحریر دفاتر قانونی تابع قوانین خاصی می‌باشد به یکی از مسئله‌های مهم حسابداران تبدیل شده است. به‌همین دلیل ما در این مقاله سعی می‌کنیم ابتدا به‌صورت کامل شما را با دفاتر قانونی و سپس نحوه تحریر آن آشنا کنیم با ما همراه باشید.
دفاتر قانونی چیست؟
دفاتر قانونی دفتری هستند که کلیه رویدادهای مالی یک واحد تجاری به‌ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌شوند. درواقع می‌توان گفت بعد از ثبت اسناد حسابداری و تأیید آن توسط مدیران این اطلاعات در دفاتری که توسط سازمان مالیاتی یا قانون مشخص‌شده ثبت می‌شوند به این دفاتر که قانونی هستند دفاتر قانونی می‌گویند.
انواع دفاتر قانونی
حال که با تعریف دفاتر قانونی آشنا شدید به توضیح انواع دفاتر قانونی می‌پردازیم این دفاتر به دو دسته رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شوند. دفاتر قانونی رسمی مثل دفتر روزنامه و دفتر کل. دفاتر غیر رسمی مثل دفتر معین، دفتری دارایی و دفتر کپیه، که در ادامه به توضیح هرکدام می‌پردازیم.
دفتر روزنامه: دفتر روزنامه دفتری است که تمام رویدادهای مالی واحد تجاری به‌ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌شوند.
دفتر کل: تراکنش‌های مالی ثبت‌شده در دفتر روزنامه براساس سرفصل به‌صورت جداگانه در صفحات دفتر کل ثبت می‌شوند. به این ترتیب تهیه و تنظیم صورت‌های مالی در پایان سال مالی اساسی آسان‌تر خواهد بود.
دفتر معین: دفتر معین دفتری است که ریز اجزای بعضی از حساب‌های دفتر کل در آن ثبت می‌شود از انواع آن می‌توان به معین بانک و دارایی‌ها اشاره کرد و همچنین از کارت‌های حساب هم می‌توان به‌عنوان نمونه‌ای از دفتر معین اشاره کرد.
دفتر دارایی: در گذشته کلیه دارایی و مطالبات اشخاص حقیقی و حقوقی در این دفتر ثبت می‌شد اما امروزه با گسترش استفاده از ترازنامه نیازی به نوشتن این دفتر نیست.
دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه): صاحبان مشاغل گروه دوم و سوم می‌توانند معاملات و تراکنش‌های خود را به‌ترتیب تاریخ وقوع در این دفتر ثبت کنند به صورتی که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه امکان‌پذیر باشد. درحال‌حاضر تنها ابزار ارزیابی سازمان مالیاتی دفاتر قانونی روزنامه و کل می‌باشد و این دفتر از معیارهای ارزیابی سازمان حذف شده است.
دفتر کپیه: در گذشته کلیه صورت‌حساب‌ها و نامه‌های اداری به‌ترتیب تاریخ وقوع در این دفتر ثبت می‌شدند اما با گسترش استفاده از نرم‌افزار نیازی به نوشتن این دفتر هم نیست.
پیشنهاد مطالعه: معرفی اصول حسابداری
اهمیت استفاده و تحریر دفاتر قانونی
یکی از مهم‌ترین دلایل استفاده و تحریر دفاتر قانونی آسان بودن نگه‌داری اسناد مالی است و سازمان مالیاتی می‌تواند حتی بعد از گذشت چند سال جهت بررسی عملکرد واحد تجاری از آنها استفاده کند. براساس قانون ارزش افزوده نگه‌داری این دفاتر تا چند سال الزامی است. از دیگر دلایل اهمیت استفاده و تحریر دفاتر قانونی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- انعکاس جزئیات و اطلاعات دقیق از هر حساب در هر زمانی
- طبقه‌بندی اطلاعات به‌ترتیب تاریخ وقوع جهت دسترسی آسان
- کاهش اشتباهات
نحوه تحریر دفاتر قانونی
تحریر دفاتر قانونی فرآیندی پیچیده و سختی ندارد اما بدلیل اهمیت آن باید با دقت بالایی نوشته و ثبت شود در ادامه با نحوه تأثیر هر کدام از دفاتر قانونی آشنا خواهیم شد.
آموزش تحریر دفتر روزنامه
دفتر روزنامه دارای ستون و عنوان‌های زیر است که هرکدام را برایتان شرح می‌دهیم.
شماره ردیف: شماره سند حسابداری مربوط به آن رویداد نوشته می‌شود.
تاریخ: سال رویداد مالی در بالای هر صفحه نوشته شده و شما باید روز و ماه هر رویداد را ثبت کنید.
شماره دفتر کل یا عطف: شماره صفحه‌ای که در دفتر کل حساب آن آمده است نوشته می‌شود.
شرح: توضیح مختصری از رویداد انجام شده نوشته می‌شود.
منقول از صفحه: پایین هر صفحه دفتر روزنامه شماره ای نوشته شده که پس از تمام شدن یک صفحه برای رفتن به صفحه بعد شماره‌ی آن در بخش منقول از صفحه نوشته می‌شود.
بدهکار: مبلغ بدهکار رویداد مالی در این بخش نوشته می‌شود.
بستانکار: مبلغ بستانکار رویداد مالی در این بخش نوشته می‌شود.
جمع ستون‌ها: بعد از پایان یافتن هر صفحه در دفتر روزنامه جمع ستون بدهکار و بستانکار در پایین صفحه نوشته می‌شود.
نکاتی درباره تحریر دفتر روزنامه
- بهتر از رویدادهای مالی مجموعه به‌صورت روزانه ثبت شود.
- اگر به صورت ماهانه رویدادهای مالی را ثبت می‌کنید باید دقت بیشتری داشته باشید چون درصد بروز اشتباه در این روش زیاد است.
- معمولاً بدهکاران را در سمت راست و بستانکاران را در سمت چپ ثبت می‌کنند.
- اولین خط از هر صفحه مخصوص نقل صفحه قبل و آخرین خط از هر صفحه مخصوص نقل صفحه بعد است.
آموزش تحریر دفتر کل
دفتر کل دارای ستون و عنوان‌های زیر است که هر کدام را برایتان شرح می‌دهیم.
عنوان حساب: در دفتر کل به این صورت است که در بالای صفحه عنوان حساب که در آن وجه نقد ورود و خروج داشته نوشته می‌شود.
تاریخ: مثل دفتر روزنامه سال رویداد مالی در بالای صفحه نوشته شده و شما باید روز و ماه هر رویداد را ثبت کنید.
شماره روزنامه: شماره‌ی دفتر روزنامه که اطلاعات حساب از آن گرفته شده است.
بدهکار/ بستانکار: شما باید ماهیت حسابی که در دفتر کل وارد می‌کنید را در این ستون مشخص کنید.
باقی‌مانده: تفاضل بین بدهکار و بستانکار در این ستون نوشته می‌شود.
پیشنهاد مطالعه: کاربرد اکسل در حسابداری
نکاتی درباره تحریر دفتر کل
- بهتر است اطلاعات مالی مجموعه ظرف ۱۵ روز از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال یابد.
- در دفتر کل گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها نوشته‌شده و تفاضل این دو به‌عنوان باقی‌مانده‌ی حساب در زیر عدد بزرگ‌تر نوشته می‌شود.
کلام آخر
ما در این مقاله سعی کردیم به‌صورت کامل شما را با دفاتر قانونی دلایل اهمیت آن و نحوه تحریر آن آشنا کنیم. به‌صورت کلی دفاتر قانونی یکی از ابزارهای مهم هر کسب‌وکاری محسوب می‌شوند و حسابداری باید کاملاً با نحوه تحریر دفاتر آشنا باشد.
