نرم‌افزار اکسل برای اولین‌بار سال ۱۹۸۵ وارد بازار شد و بدلیل کاربردی بودن و به‌روز بودن، خیلی زود جایگاه خود را در بین کاربران پیدا کرد. نرم‌افزار اکسل امروزه بخش مهمی از حسابداری را تشکیل می‌دهد و بسیاری از گزارشات مالی امروزه از اکسل خروجی گرفته می‌شوند، همچنین پیچیده‌ترین محاسبات مالی در چند ثانیه به وسیله توابع اکسل حل می‌شوند اکسل می‌تواند به‌عنوان یک ابزار مفید برای راحت‌تر کردن فرآیندهای مالی و ارزیابی محاسبات مالی استفاده شود. کاربردی بودن اکسل در بازه‌های مختلف حسابداری موضوعی است که ما در این مقاله به آن پرداخته‌ایم.
اکسل و حسابداری
اکسل می‌تواند تمام داده‌های مالی شما را نگه‌داری و ارزیابی کند و نظم و انضباط را وارد مجموعه شما کند که از با اهمیت‌ترین مسائل در کسب‌وکار است مهم‌ترین تفاوت حسابداران ضعیف با حسابداران قوی در تسلط داشتن و استفاده از نرم‌افزار ها به‌ویژه اکسل است اکسل می‌تواند از شما یک حسابدار حرفه‌ای و توانا بسازد. اکسل به‌خاطر داشتن سطر و ستون‌های نامحدود برای انجام محاسبات مالی به حسابداران کمک زیادی می‌کند ضمن این‌که در اکسل داده‌های مالی قابلیت ارزیابی کنترل و تحلیل دارند.
امکانات اکسل در حسابداری
اکسل ضمن این‌که محیط کاربری ساده‌ای دارد اما بسیار قدرتمند است. امکانات اکسل گسترده، مفید و کاربردی هستند و مجموعه‌ای بزرگ از توابع مالی و محاسباتی را در اختیار کاربر قرار می‌دهد تا با استفاده از آن به‌سادگی امور مالی و حسابداری خود را انجام دهد. مهم‌ترین امکانات اکسل در حسابداری موارد زیر است که به آنها اشاره می‌کنیم:
- امکان محاسبه گزارشات مالی با دقت بالا و خطای کم
- امکان تهیه نمودار گرافیکی براساس داده‌ها و اطلاعات مالی
- امکان ذخیره‌سازی اطلاعات در اکسل
- امکان استفاده از توابع مربوط به محاسبات به‌صورت پیش‌فرض
- امکان تهیه جداول مختلف مثل جدول حقوق و دستمزد و استهلاک
- امکان استفاده از قابلیت برنامه‌نویسی
- ایجاد اسناد اساسی و کاربرگ های مهم حسابرسی
- طبقه‌بندی و نظم دادن به داده‌های مالی
- تهیه گزارش صورت مغایرت بانکی
- کنترل انبار و شمارش موجودی کالا
- امکان ویرایش اطلاعات در صورت نیاز
- امکان ترکیب اطلاعات خروجی از نرم‌افزارهای مختلف
پبشنهاد مطالعه: حسابداری دولتی چیست؟
توابع کاربردی اکسل در حسابداری
اکسل تعداد بسیار زیادی تابع مفید در حسابداری دارد و هرکدام کاربرد مخصوص به خود را دارند و به کاربران امکان محاسبه و ارزیابی داده‌های مالی را می‌دهند. توابع گسترده اکسل یکی از مهم‌ترین نقاط قوت اکسل نسبت به دیگر نرم‌افزارهای حسابداری می‌باشد. از بین این توابع تعدادی از آنها برای انجام امور حسابداری پرکاربرد تر هستند که در ادامه این توابع را معرفی و برایتان شرح می‌دهیم.
- SUM: این تابع ساده‌ترین تابع محاسباتی اکسل است. برای جمع کردن مجموعه‌ای از مقادیر این تابع استفاده می‌شود این مقادیر می‌تواند اعداد، سلول‌ها، درصدها یا مجموعه‌ای از سلول‌ها باشد.
- SUMIF: این تابع یکی دیگر از توابع مفید در حسابداری است و زمانی استفاده می‌شود که بین دو یا چند سلول ارتباط مشخصی برقرار باشد با استفاده از این تابع می‌توانید آنها را با هم جمع کنید.
- VLOOKUP: یکی از پرکاربردترین توابع اکسل است و برای جستجوی ستونی داده‌ها استفاده می‌شود.
- HLOOKUPT: این تابع همانند تابع VLOOKUP است با این تفاوت که برای جستجوی سطری داده‌ها استفاده می‌شود.
- SLN: از این تابع می‌توان برای محاسبه استهلاک به روش خط مستقیم استفاده کرد.
- SYD: این تابع هزینه استهلاک را به روش مجموع سنوات محاسبه می‌کند.
- DB: با استفاده از این تابع می‌توان هزینه استهلاک نزولی را در زمان معینی محاسبه کرد.
- PMT: از این تابع برای محاسبه اقساط وام با پرداخت دوره‌ای ثابت و با نرخ مشخص مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- PPMT: این تابع نسخه دیگری از تابع PMT است و برای محاسبه میزان بازپرداخت اصل وام در هر دوره با نرخ ثابت استفاده می‌شود.
- IPMT: این تابع هم نسخه دیگری از تابع PMT است و برای محاسبه اقساط مربوط به بهره وام استفاده می‌شود.
- RATE: این تابع برای محاسبه نرخ بهره کاربرد دارد.
- FV: این تابع هم یکی از پرکاربردترین توابع اکسل است که با استفاده از آن ارزش آینده یک سرمایه‌گذاری با نرخ پرداخت ثابت به پرداخت دوره‌ای محاسبه می‌شود.
- PV: این تابع درمقابل تابع FV قرار دارد و به‌جای ارزش آینده سرمایه‌گذاری ارزش فعلی آن را محاسبه می‌کند.
- NPV: این تابع ارزش خالص فعلی سرمایه‌گذاری را محاسبه می‌کند.
- XNPV: این تابع شبیه تابع NPV است با این تفاوت که دریافت‌ها و پرداخت‌های دوره‌ای نیستند و برای هر دریافت و پرداخت تاریخ مشخصی وجود دارد.
- NPER: با استفاده از این تابع می‌توان تعداد دوره‌های مورد نیاز برای سرمایه‌گذاری را محاسبه کرد.
- IRR: این تابع نرخ بازده داخلی را محاسبه می‌کند در طرح‌های توجیهی برای نشان دادن سود یک پروژه این تابع را مورداستفاده قرار می‌دهند.
- XIRR: هنگامی‌که تراکنش های مالی برای محاسبه نرخ بازده داخلی در زمان‌های مختلفی صورت بگیرد از این تابع استفاده می‌شود.
- ACCRINT: از این تابع برای محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق استفاده می‌شود.
مزایای کاربردی اکسل در حسابداری
تقریباً می‌توان گفت انجام فرآیندهای حسابداری بدون اکسل امکان‌پذیر نیست و اگر از این نرم‌افزار و قابلیت‌های آن چشم‌پوشی کنید دیگر امکان انجام عملیات‌های مختلف را نخواهید داشت.
- این نرم افزار فرایندهای پیچیده و وقت‌گیر حسابداری را در کسری از ثانیه انجام می‌دهد.
- یکی از بزرگ‌ترین مزایای اکسل امکان ویرایش چند باره اطلاعات بدون هیچ مشکلی است.
- اکسل استفاده گسترده‌ای دارد که برای ثبت و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات مالی کاربرد زیادی دارند.
- با استفاده از اکسل می‌توانید داده‌های مالی خود را به صورت طبقه‌بندی شده در اختیار دیگران قرار دهید و استفاده از آن برای دیگران به‌راحتی امکان‌پذیر است.
- اکسل این قابلیت را به کاربران داده تا بتوانند عملیات انجام‌شده را بر روی فایل ها نشان دهند و با استفاده از جداول و نمودارهای گرافیکی داده‌ها را بررسی کنند.
- با اکسل می‌توانید محاسبات ساده تا پیشرفته خود را با سرعت بالا انجام دهید.
قالب‌های مختلف اکسل
شما می‌توانید در اکسل قالب‌های مختلفی را در اسناد حسابداری و داده‌های مالی خود ایجاد و از آنها استفاده کنید این قالب ها را می‌توانید دانلود کرده یا خریداری کنید برخی از مهم‌ترین این قالب‌ها عبارت‌اند از: قالب ایجاد بودجه، قالب صورت‌های مالی، قالب ارزیابی و تجزیه و تحلیل اطلاعات، قالب تهیه اظهارنامه سود و زیان.
پیشرفت در حسابداری با اکسل
چون نرم‌افزار اکسل در همه مجموعه‌ها و کسب‌وکارها قابلیت استفاده دارد هنگام استخدام اگر به اکسل مسلط باشید و در رزومه خود آن را بیان کنید شانس بیشتری برای استخدام دارید کسانی که با نرم‌افزار اکسل آشنایی کامل دارند و می‌تواند داده‌های مالی را در آن وارد و تجزیه‌وتحلیل کنند جایگاه و شخصیت ارزشمندی در مجموعه دارند. اکسل یک نرم‌افزار بسیار گسترده است و آشنایی سطحی با این نرم‌افزار کمکی به یک حسابدار نمی‌کند. تسلط کامل بر اکسل برای حسابدار بسیار مهم است چون برای انجام محاسبات سنگین مالی و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات به کمک این نرم‌افزار نیاز دارد. اکسل سرعت و دقت محاسبات را افزایش می‌دهد و بدون استفاده از آن امکان انجام فرایندهای مختلف حسابداری امکان‌پذیر نیست. برای یادگیری اکسل راه های بی‌شماری دارید از کتاب‌ها گرفته تا دوره‌های آنلاین موجود در اینترنت شما می‌توانید هر زمانی‌که تصمیم به یادگیری آن گرفتید از این راه‌ها اقدام کنید.
پبشنهاد مطالعه: سفته چیست؟
کلام آخر
ما در این مقاله سعی کردیم شما رو با کاربرد اکسل در حسابداری آشنا کنیم به‌طور خلاصه اکسل یکی از کاربردی‌ترین ابزار در حسابداری است و می‌تواند در فرآیندهای مختلف حسابداری به‌کارگرفته شود اصلی‌ترین کاربرد اکسل محاسبه و ذخیره سازی اطلاعات و داده‌های مالی است و می‌توانید با استفاده از آن فرمول‌های مختلف حسابداری را محاسبه کنید و داده‌های مالی را ارزیابی کنید.
